用Excel完成財務 報表製作與分析  ....2013-05-09

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還在為一堆數字煩惱嗎？做好報表卻不知如何分析嗎？透過Excel的函數功能，可將會計作業流程在交易分錄完成日記帳，自動產生傳票、分類帳以及損益表、資產損益表；只要了解會計帳務處理事項及財務報表產出之邏輯，即可輕鬆使用Excel功能自動處理會計帳務及財務報表編製。

認識財務報表 為管理打好基礎

財務報表總結了企業經營活動的結果，猶如企業經營的成績單，透過財務報表掌握企業的經營績效與財務狀況。企業財務三表包括資產負債表、損益表及現金流量表，三者分別代表找錢用錢、是否賺錢、錢進錢出的意義。

「資產負債表」表示某特定日的財務狀況；「損益表」則為企業在某一特定期間內經營成果的報告，可了解利潤的來龍去脈；「現金流量表」以現金流入與流出，彙總說明企業在特定期間之經營、投資及籌資活動等現金流量的資訊。

財務報表讓人感到困惑的除了密密麻麻的數字外，就是琳瑯滿目的專有名詞；一般而言，初學者較容易混淆的包括資產、負債、收入與利得等定義，然而，資產、負債跟權益這些元素只會出現在資產負債表；收入、費用、利得及損失則只會出現在損益表。

此外，中小企業通常只完成資產負債表與損益表，缺乏現金流量表，原因是前兩者採取以帳編表的方式；後者則是以表編表，必須透過一些加工，增加補充資訊，才能順利產出。

善用Excel工具 記帳、財報輕鬆完成

要製作財務報表前，必須先學會記帳，而記帳前必須先學會計入帳借貸法則。會計帳務處理的程序由發生交易(取得原始憑證) 開始，依據進行分析交易(編製傳票)、登帳(日記簿)、分類帳(過帳)及試算(試算表)。至於借貸法則，必須由定義開始講起，帳戶的左方稱為借方、帳戶的右方稱為貸方，而會計恆等式為「資產= 負債+ 股東權益」， 因此資產增加記借方，負債及股東權益增加記貸方，負債減少記借方。

特別值得留意的是， 任何一項交易之發生，除紀錄借方外，也一定要紀錄貸方，且借方帳戶金額之加總一定要等於貸方帳戶金額之加總，簡而言之，有借必有貸，借貸金額必相等。

有了上述概念之外，用Excel做日記帳前，還必須掌握以下五項會計科目設計原則：第一、明確反映資產、負債、權益、收入及費用的性質；第二、依流動性、變現性或重要性排列；第三、事先建立會計科目的層級以及隸屬關係；第四、訂定合理且有系統的科目編號，便利會計處理；第五、每一項會計科目須有明確的內容、格式及說明。

接著， 透過E x c e l 的樞紐分析功能，運用M o n t h ( 欄位) 、L e f t ( 欄位、位數) 等函數， 以及C t r l +C複製、C t r l +V貼上及Shift+PgDn(or ↓)標記範圍延伸等指令，即可修改日記帳簿欄位，完成財務報表製作。

掌握財報分析重點 做出正確經營決策

財務報表完成後的重點即是如何進行分析，基本步驟依序分別是：一、由整體至局部分析，由大至小、由淺入深；二、由眾多數字中，挑選出最必要的數字；三、深入理解數字所顯示的資料、含意並加以判斷。至於常見分析方法， 則有共同比分析、趨勢分析、比率分析、比較分析及特殊分析。

首先，「共同比分析」係指同一期間財務報表上科目與科目之關係的分析，屬於靜態分析(縱的比較)，可分為絕對值之比較與百分比之比較；「趨勢分析」則為同一科目或同一比率，在不同時期之變化及發展趨勢，屬於動態分析(橫的比較)，如比較兩年資產負債表、損益表。

其次， 「比率分析」指同一期間財務報表中相關項目相除而求得的比率進行分析，以揭示企業某一方面的情況，進而滿足企業有關各方需要的分析，是財務分析最常用的工具，表示財務報表內有關項目間的關係， 包括收益力、流動力、安定力、成長力、生產力分析。最後，「比較分析」則須比較同業平均水準、企業過去的財務及經營績效、企業的目標或預算；「特殊分析」指資金流量或財務預算、財務狀況變動分析、銷貨毛利變動分析、成本數量利潤關係分析、損益兩平分析。

以損益表剖析為例，閱讀單一年度損益表，能理解縱剖面(靜態)的經營成果(獲利與管理狀況)；閱讀兩年度的損益表，則能理解橫切面(動態)經營成果(比較獲利與管理得失的趨勢)；與同業做比較時，可以了解公司與同業間經營或競爭狀況；與預算或目標做比較時，探討目標距離，找出問題採取改善行動。

財務報表不僅是呈現企業經營現況，更重要的是在於提供經營決策，協助企業判斷財務結構是否安全、獲利是否良好，進而有效改善財務流程，控管現金收支，避免產生經營風險。

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